Kilpailuttamalla digitoimisto asiakkaani kanssa sain heille säästöä vuositasolla 25% digibudjetista ja paransimme heidän saamaa palvelutasoa. Olivat tyytyväisiä tuloksiin sekä kiitollisia siitä, mitä ovat oppineet matkan varrella.

Minulla on paljon kokemusta digitoimistojen kilpailuttamisesta sekä palvelutarjoajana että tilaajana. Tässä  artikkelissa jaan näkemykseni, miksi ja milloin kilpailuttaminen kannattaa ja miten voit käyttää sitä oivana kehitystyökaluna. Tarjoan myös pari käytännön työkalua ladattavaksi ja hyödynnettäväksi.

MILLOIN JA MIKSI?

Ei ehkä kannatta kilpailuttaa, jos palvelu tuntuu hyvin potentiaaliselta ja sitä on helppo kokeilla

Kun eteesi tulee joku ratkaisu tai palvelu, jota on helppo kokeilla ilman isoja seuraamuksia toiminnalle ja budjeteille, kilpailuttaminen ei ole paras vaihtoehto. Varsinkin, jos se on jotain erikoista, mitä markkinoilta ei ole vielä laajasti saattavissa. Kokeilu, kun mahdollista, on aina muita keinoja parempi, koska vain todellinen tekeminen näyttää, miten yhteistyö tai ratkaisu pelittää. Plus, jos lähdet kilpailuttamaan, menetät arvokasta aikaa, jolloin olisit jo voinut luoda lisäarvoa.

Jos vaikutus on iso ja ymmärrystä ei riitä, on ehdottomasti hyvä kilpailuttaa

Iso vaikutus tarkoittaa, että eroon pääseminen tai palveluntarjoajan vaihto on iso vaiva ja/tai tälle organisaatiolle merkittävä raha. Kilpailuttamalla te todennäköisemmin valitsette juuri teille parhaiten sopivan ratkaisun. Koska kilpailuttaminen tarkoittaa syvempää tutustumista useamman palvelutarjoajan ratkaisuihin, se myös merkittävästi kasvattaa organisaatiosi kompetenssia.

Jos ette ole tyytyväisiä olemassa olevaan palveluun tai tuloksiin

Tässä tapauksessa ensisijaisesti pitää keskustella olemassa olevan partnerin kanssa – onko parantamisen mahdollisuuksia? Kuunnella herkästi ja tehdä omalta osalta parhaimpansa, mihin pystyy, jotta tilanne paranisi.
Ostavan organisaation asenne ja osaaminen vaikuttavat paljon siihen, kuinka hyvin heitä voi palvella. Olkaa partnereita ja miettikää yhdessä, mitä ja miten voisitte tehdä paremmin. Pahin vihollisenne on ”se on heidän vika” -asenne.

Jos ne korjaavat toimet eivät auta, jos palvelutarjoajan osaamisen taso tuntuu heikolta tai asenne tökkii, on haitallista jatkaa yhteistyötä. Sillä voi olla iso negatiivinen vaikutus oman organisaation toimintakulttuuriin: työntekijät turhautuvat, arvokas aika ja energia mene hukkaan, huomio menee vääriin asioihin, helpommin ostetaan muitakin huonoja palveluja ja helpommin palvellaan huonommin myös oman työn asiakkaita. Tällöin kannattaa vaihtaa, vaikka se olisi kallista ja hankalaa. Se maksaa itsensä takaisin.

Jos on pakko

🙂 Tämä on selvä. Jos organisaatiosi säännöt tai laki vaatii kilpailuttamista, muuta vaihtoehtoa ei ole.
Yritä kuitenkin tässä tapauksessa välttää näennäistä kilpailutusta – siinä menee hukkaan hirveä määrä aikaa, sekä sinun organisaatiossasi, että potentiaalisilla palvelun tarjoajilla. Yritä varmistaa kilpailuttamisesta mahdollisimman paljon lisäarvoa kaikille osallistuville tahoille.

MITEN?

Ota kilpailutustiimiin mukaan oikeita ihmisiä

Ota mukaan ihmisiä, joilla on vahvat mielipiteet asiaan suhteen. He, jotka haluavat vaikuttaa päätöksen tekoon. He, jotka voivat jarruttaa palvelun käyttöönottoa, jos eivät usko siihen. He, joilla on asiasta kokemusta tai muuten hyvää sanottavaa. Tärkeimpänä ovat ne ihmiset, jotka ovat vastuussa tämän asian/palvelun käyttöönotosta yrityksessä. Näiden henkilöiden sitoutuminen tehtyyn päätökseen on kaikista tärkeintä varmistaa.

Hyvä kilpailuttavan tiimin koko on 3-4 henkilöä. Näin saa näkemyksiä monipuolisesti, mutta tiimi pysyy ketteränä.
Jos on tärkeää saada mukaan paljon enemmän ihmisiä, tiimi voi olla kaksiportainen – ydintiimi (muutama henkilö) joka tekee suurimman työn ja laajennettu tiimi, kenelle järjestetään mahdollisuus vaikuttaa, mutta heidän työpanoksensa kilpailutukseen on paljon pienempi.

Voi myös tehdä esikarsintaa pienemmällä tiimillä tai jopa yksin, sen jälkeen parhaat 2-3 vaihtoehtoa katsoa isommalla porukalla ja fasilitoida yhteinen päätös.

Yrittäkää välttää tilannetta, että toiset kilpailuttavat ja toiset tekevät päätöksen. Joko päätös on täysin delegoitu kilpailuttavalle tiimille tai päätösten tekijöiden pitää olla kilpailutuksessa mukana. Kilpailutuksen yhteydessä syntyy luottamus ja henkilökohtainen tunne siitä, kuinka hyvin homma pelittäisi tämän tekijän/ratkaisun kanssa. Se on tärkeä tunne, joka joko vahvistaa tai heikentää varmuutta valinnasta ja varmistaa sitoutumista. Sitä on vaikeaa mitata kriteereillä ja mahdotonta välittää ulkopuoliselle päätöksen tekijälle.

Varmista yhteinen ymmärrys liiketoiminnan tavoitteista

Älä mieti liikaa, miten tehdään. Varsinkin, jos itselläsi ei ole selkeätä visiota. Sitä varten olet juuri rekrytoimassa kokeneempia tekijöitä ja pääsette yhdessä sitä miettimään.
Varmista, että tiedät, miksi tehdään. Mitä tavoitellaan liiketoiminnan näkökulmasta. Mahdollisimman konkreettisesti? Mikä on tavoitteiden prioriteettijärjestys? Varmista, että tavoitteista on olemassa jaettu käsitys kaikkien niiden ihmisten kanssa, kenestä toteutus lopun lopuksi riippuu.

Valmistelkaa valintakriteerit yhdessä, huomioikaa palvelun tarjoajan asenne ja tiimi

Miettikää yhdessä, millä kriteereillä teette päätöksen. Voitte tarvittaessa myös laittaa kriteereille eri painotukset tavoitteidenne mukaisesti. Kriteerit esimerkiksi voisivat olla seuraavasta listasta: tämän projektin kustannukset, ylläpitokustannukset/vuosi, tiimin osaaminen, yhteistyöasenne, referenssit. On hyvä lisätä myös subjektiivinen kriteeri tyyliin ”odotettu lisäarvo ja oma usko” – tämä antaa tilaa henkilökohtaiselle intuitiolle. Jokaista toimijaa pitää pisteyttää kriteereiden mukaisesti ja vetää keskiarvo.

Kannattaa muistaa, että vaikka palveleva talo on nimekäs ja referenssit vahvoja, osaaminen ja palvelun laatu voi vaihdella asiantuntijasta toiseen. Olkaa tarkkoja ja varmistakaa, että juuri niillä ihmisillä, jotka tulevat tekemään töitä teidän kanssanne, on tarvitsemanne kokemus ja kompetenssit.

Pisteytystaulukkoon kannattaa suhtautua päätöksenteon helpotustyökaluna eikä suoraan päätöksenä. Pisteytykset auttavat jäsentää ajatuksia ja tehostavat keskustelua, mutta lopullinen päätös on kuitenkin ihmisten eikä taulukon vastuulla. Tästä voit ladata yksinkertaisen tekemäni pisteytys/keskustelupohjataulukkopohjan.

Lataa pisteytys/keskustelupohjataulukkopohja (pptx).

Kartoita vaihtoehdot huolellisesti. 10 tarjouspyyntöä tuo 2-3 hyvää tarjousta

Googlaa ahkerasti 🙂 On myös hyvä pyytää kandidaattiehdotuksia kilpailutukseen osallistujilta.
Voit myös laittaa lyhyesti tarpeen kuvauksen SoMe:en.

Laadukkaampi tarjouspyyntö johtaa parempiin tuloksiin

Mitä paremmin valmistelet tarjouspyynnön, sitä todennäköisemmin saat sitä, mitä haet.
Laita tarjouspyyntöön vähintään seuraava tieto: kilpailutuksen aikataulu ja yhteystiedot, nykytilan kuvaus, tähän kilpailutukseen liittyvät liiketoiminnan tavoitteet, mitä kumppanilta haette, asiaan liittyvää lisätietoa (esim. olemassa olevan ratkaisun arkkitehtuuri, ominaisuudet, resurssit tms.), mitä haluatte nähdä tarjouksen sisällössä ja millä kriteereillä aiotte arvioimaan palvelutarjoajia. Hyvä tarjouspyyntö auttaa saamaan vertailukelpoisemmat tarjoukset.
Tästä voit ladata tekemäni kevyeen, mutta tehokkaan tarjouspyyntöpohjan, joka sai paljon kiitosta sekä ostettavista, että myyvistä organisaatioista.

Lataa tarjouspyyntöpohja (xlsx).

Pelkät pumaskat eivät riitä, panostakaa yhteisymmärrykseen kandidaattien kanssa

Auta kandidaatteja ymmärtämään teitä paremmin ja valmistelemaan mahdollisimman hyvä tarjous. Vaikka tarjouspyynnössä onkin kirjoitettu auki, mitä haluatte, on aina hyvä käydä tarkentavaa keskustelua tarjouksen valmistelun alussa. Jos kyseessä on enemmän kuin yhden ihmisen tiimi, järjestäkää mahdollisuus tavata koko tiimi ja käykää yhteinen keskustelu tehdyn tarjouksen pohjalta ennen kuin saatte viimeisen version. Näin he pystyvät tarkentamaan tarjousta paremman ymmärryksen pohjalta.
Olkaa mahdollisimman avoimia, innostavia ja kunnioittavia, käykää kumppanuuskeskustelua.

Kilpailuttaminen kehittää myös palvelutarjoajia

Palvelutarjoajat ovat asiakkaita varten. Teiltä ja muilta tarjouspyyntöjä saamalla he tietävät paremmin, missä tilanteissa potentiaaliset asiakkaat ovat ja minkälaiset tarpeet heillä on. Se auttaa heitä kehittämään tarjontaa asiakkaille sopivammaksi. Ole valmis kertomaan avoimesti, mitkä ovat syyt, miksi heitä ei valittu. Se on heille hyvin arvokas oppimisen lähde.

Parhaat toimijat valitsevat asiakkaita. Ole se asiakas, jonka kanssa on antoisaa ja mukavaa tehdä yhteistyötä!

Nataliya German

HAFORES Toimitusjohtaja, Lean Agile Muutosjohtaja, Johdon valmentaja, IT Tohtori

HAFORES auttaa johtajia rakentamaan ketteriä ja tuloksellisia johtamisjärjestelmiä

Tutustu palveluihimme:

Share this post