Aiheena moderni johtaminen. Liiniä, digitalisaatiota, ketteryyttä, itseohjautuvuutta… Tapasin lounaalla Suomen Messujen ihania naisjohtajia – operatiivisen johtajan Kristina von Konowin sekä viestinnän ja markkinoinnin johtajan Marian Mrouen. Keskustelimme siitä, mitkä modernin johtamisen elementit auttavat heitä onnistumaan hektisessä, mutta todella innostavassa tapahtumajärjestämisen ympäristössä.

Perustettu vuonna 1919. Suomen ensimmäiset messut järjestettiin Helsingissä Johanneksen kirkon kentällä kesällä 1920. Nykyään Suomen Messut järjestävät itse yli 60 tapahtumaa vuosittain, esimerkiksi Kirjamessut, Matkamessut ja Habitaren. Lisäksi heillä on noin 2000 asiakkaiden järjestämää tapahtumaa joka vuosi. Noin 200 työntekijää. Yhtiön moderni johtaminen on tuonut 10 % liikevaihdon kasvua vuodessa.

Moderni johtaminen tarkoittaa matala organisaatio, vastuuta ja valtaa delegoitu

Suomen Messut on pääasiassa projektiorganisaatio – projektitiimit toimivat tapahtumien ympärillä. Yhteisiä toimintoja ovat muun muassa markkinointi ja digikehitys. Kun tilaisuus on päällä, aina on olemassa ”on duty” -manager eli palveluvastaava, joka on päävastuussa tapahtuman operatiivisesta kulusta, toki osana tapahtumatiimiä.

Organisaatio on hyvin matala, vain kolme johtamisen tasoa, ei sen enempää: johtoryhmä, esimiehet, projektipäälliköt. Ja siinäkään ei hierarkia vallitse, vaan tapahtuman projektitiimillä on todella laajasti vastuuta ja valtaa tehdä päätöksiä. Tähän malliin siirtyminen on tehty muutama vuosi sitten, ja se on vaatinut paljon työtä johtoryhmältä ja esimiehiltä. Ensin projektipäälliköt eivät uskaltaneet tehdä päätöksiä ja jatkuvasti kysyivät ”siunausta” johdolta. ”Sinä osaat päättää” on ollut johdon mantra, joka auttoi delegoimaan valtaa todellisuudessa ja rakentamaan uskallusta tehdä päätöksiä siellä, missä töitä tehdään.

Kaikissa tilanteissa pyritään siihen, että työtä tekevät ihmiset keskenään ratkaisevat asioita. Jos kuitenkin on iso ongelma ja johtajilta tarvitaan kantaa, on olemassa simppeli käytäntö nimeltään ”ratkot”. 15 minuutin hätäpalaveri aamulla klo 7.45, lounaan yhteydessä tai päivän päätteeksi klo 16.15. Tällaiseen pikapalaveriin on helppo saada johtajia mukaan jopa samana päivänä. Tämä auttaa toimimaan nopeasti ja tehokkaasti. ”Ei tarvitse istua tuntia, kun ongelman ratkaisuun riittää 15 minuuttia”, sanoo Kristina.

Muutenkin Suomen Messujen johtajat ovat hyvin tavoitettavissa. ”Ollaan nomadeja”, hymyilee Maria. Johtajat istuvat avotiloissa muiden työntekijöiden kanssa, heillä ei ole pysyviä paikkoja, ja he jopa vaihtavat kerrosta päivästä toiseen.

Moderni johtaminen on oikeus epäonnistua, jatkuvan oppimisen kulttuuri, kommunikaatio ja läpinäkyvyys

Moderni johtaminen korostaa oikeutta epäonnistua. Ei etsitä syyllisiä vaan ratkaisuja. ”Mietitään parhaillaan kuukauden moka -kilpailua, jotta saataisiin huumoria epäonnistumisiin ja voitaisiin vahvistaa sitä, ettei epäonnistumisia pelätä”, nauraa Kristina. Epäonnistumisista opitaan.

Joka tapahtuman jälkeen tehdään pikaraportti: keskeiset kokemukset ja keskeiset haasteet. Sen jaetaan koko esimieskunnalle. Tämä tuo läpinäkyvyyttä ja sparrausta, ja siitä opitaan paljon. Kuukausittain on koko henkilöstön yhteinen kokous, jota mm. käytetään oppimisen välineenä ja jossa jaetaan keissejä, joista voidaan oppia.

Muutoin viestintään käytetään Microsoft Teams -työkaluja. Projektitiimin sisällä, konkreettisen tapahtuman ympärillä viestintä on hyvin tarkkaa – kaikki olennainen laitetaan toiminnanohjausjärjestelmään, joka varmistaa palvelun korkean laadun.

Itseohjautuvuus vaatii hyvin toimivat perusprosessit

Se, että projektitiimi pystyy tehokkaasti ja turvallisesti tekemään tärkeitä päätöksiä vaatii, että perusprosessit ja -elementit ovat hyvin toimivia. Tällöin projektitiimin ei tarvitse ajatella monia yksityiskohtia ja he pystyvät keskittymään olennaiseen – sisältöihin.

Suomen Messujen keskeiset prosessit (turvallisuuden lisäksi) ovat yhteinen kalenteri ja tapahtuman ohjaus toiminnanohjausjärjestelmässä. Kalenteri auttaa hallitsemaan tiloja ja tapahtumia: ”Miten saamme mahdollisimman tehokkaasti käytettyä tiloja ja resursseja niin, että pystymme takaamaan tapahtumien korkean laadun?”. Tapahtuman toiminnanohjaus auttaa pitämään tapahtuman kasassa ideasta toteutukseen riippumatta sen haastavuudesta ja tapahtumatiimin koosta, hallitsemaan tapahtuman monia yksityiskohtia kuten esimerkiksi asiakkaan toivomat mattojen värit 🙂

Perusprosessien toimivuutta seurataan mittareiden avulla. Poikkeamat auttavat oppimaan ja löytämään kehityskohteita. Perusprosessien kehittämisessä ja ongelmien ratkaisussa käytetään mm. lean-periaatteita ja työkaluja, esimerkiksi ”5 miksi” -työkalua. ”Eihän ‘on kiire’ voi olla ongelman syy, se on syvempänä. Liini auttaa meitä löytämään todellisen juurisyyn ja korjaamaan systeemivirheen”, kertoo Maria.

Digiteknologiat ovat vain työkaluja eikä niistä saa tehdä itsetarkoitusta

Olin iloinen kun kuulin, miten Suomen Messuilla suhtaudutaan digitalisointiin. Sitä pidetään tosi tärkeänä, mutta pääfokus on itse toiminnassa eikä järjestelmissä. Tämä luonnollisesti luo vastuuta ”digiratkaisuista” koko henkilöstölle ja johdolle eikä tule mieleen ”ulkoistaa” sitä IT-alan asiantuntijoille. Digiteknologiat tarjoavat hyviä työkaluja, mutta työkaluista ja järjestelmistä ei missään nimessä saa tehdä itsetarkoitusta, vaan niiden tehtävä on helpottaa työntekoa ja parantaa asiakaskokemusta. Tämä suhtautuminen auttaa paremmin asettamaan digitalisaatioon liittyvät tavoitteet ja tehokkaammin priorisoimaan toimenpiteet.

Esimerkiksi heillä on parhaillaan menossa iso myynnin, markkinoinnin ja tuotannon digitalisointihanke, jonka sisäinen nimi on MMTD. ”Me tarkoituksella vältetään järjestelmäuudistus-sanan käyttöä, koska se ohjaa ajatukset väärään suuntaan. Tämä on ensisijaisesti meidän toimintatapojen muutos ja näin siihen kannattaa suhtautua”, korostaa Maria. Uudistus tehdään ketterällä mallilla, johto on mukana muutoksen teossa, mutta päävastuu on projektitiimissä, johon on kerätty parhaat osaajat talon eri puolilta.

Koko talossa yhteiset kannustimet

Aikaisemmin ei ollut ja tämä ylläpiti siiloja. ”Nyt on vahva tahtotila, että poistetaan kaikki siiloutumisen aiheet ja tehdään tämä yhdessä. Yhteiset tavoitteet ovat hyvä keino päästä siiloista pois”, kertoo Maria.

Kaikkien työntekijöiden yhteiset kannustimet perustuvat tapahtumakatteeseen ja asiakastyytyväisyyteen – yhteiset, riippumatta siitä, mihin projektitiimiin kuulut ja minkä tapahtumien kanssa teet töitä. Tämä ehdottomasti ajaa yhteistä työntekoa ja oppimista sekä poistaa sisäistä siiloutumisen tarvetta.

Esimiehillä kannustimiin vaikuttaa lisäksi työntekijätyytyväisyys. Ainoa poikkeus työntekijöistä ovat myyjät, heillä kannustimet pohjautuvat edelleenkin myyntiin.

Tapahtumien onnistumisen ytimessä tiivis yhteistyö asiakkaiden kanssa ja toimialatuntemus

Ihmettelin, miten näin vanha yritys onnistuu luomaan huippukokemuksia kuten Slush, Nordic Business Forum ja Tubecon näin erilaisille kohderyhmille: ikäluokkia laidasta laitaan, monenlaisia teemayhteisöjä (vegaanit, lemmikit, lapsiperheet, veneily, matkailu jne.) sekä erityyppisiä ammattilaisyhteisöjä.

Vastauksena oli: ”Tiivis yhteistyö tapahtumaa järjestävän asiakkaan kanssa”, joka ymmärtää oman kohderyhmänsä tarpeita ja odotuksia. Toisena tärkeänä tekijänä on oma toimialatuntemus. Projektitiimit on rakennettu niin, että mukana on aina ihmisiä, joilla on kokemusta nimenomaan kyseisestä toimialasta.

Loppusanat

Tässä yrityksessä tapahtumajärjestämisen huippuosaamista on tuettu hyvällä johtamisella, vahvalla yhteisen tekemisen toimintakulttuurilla ja oikealla asenteella digiteknologioita kohtaan: “Emme kehitä järjestelmiä vaan kehitämme toimintaa – järjestelmiä ja digiratkaisuja hyödyntäen”. Tämän yhtiön moderni johtaminen johtaa tyytyväisiin asiakkaisiin, työntekijöihin ja hyvään liiketoiminnan tulokseen.

Tätä osaamista arvostetaan myös kansainvälisesti. ”Kun saamme Suomeen kansainvälisiä tapahtumia, asiakkaat ovat aina tavattoman vaikuttuneita suomalaisesta tavasta toimia – kaikki toimii, ihmiset ovat rehellisiä, aikatauluissa pysytään ja tehdään tosi läheistä tiimityötä”,  toteaa Kristina ylpeänä.

Isot kiitokset Marialle ja Kristinalle mukavasta ja mielenkiintoisesta keskustelusta! Sen pohjalta yritin tuoda esille tämän osaamisen takana olevat konkreettiset johtamisen elementit. Toivottavasti teille on tästä hyötyä.

Nataliya German
HAFORES Toimitusjohtaja, IT-tohtori

HAFORES auttaa johtajia rakentamaan ketteriä ja tuloksellisia johtamisjärjestelmiä

Tutustu palveluihimme:

Uudet blogijulkaisut ja HAFORES-uutiset sähköpostiisi: Tilaa uutiskirje.
Ota yhteyttä, jos haluat kertoa meille ja blogimme yleisölle, miten teidän liiketoimintaa johdetaan.

Share this post